Kolejnym etapem decyzyjnym jest rozważenie możliwości lub obowiązku zarejestrowania się jako czynny podatnik VAT. W tym celu należy wypełnić druk VAT-R

1. Po przekroczeniu limitu 200.000 zł w proporcji do okresu prowadzenia działalności rejestracja na VAT jest obligatoryjna.

2. Limit proporcji oblicza się w następujący sposób: Limit czyli 200.000 zł x   ilość dni prowadzenia działalności gosp. do końca roku :    365 dni

Przykład:

Data rozpoczęcia działalności 1.02.20xxr.

Do końca roku pozostało 334 dni

200.000 zł x 334 dni:365 = 183.013,70

Po przekroczeniu kwoty 183.013,70 zł należy zarejestrować się na VAT  

3. W przypadku zamiaru dokonywania nabyć lub dostaw wewnątrzwspólnotowych trzeba dopełnić obowiązku zgłoszenia jako podatnik VAT-UE.  

4. Niektórzy przedsiębiorcy od razu muszą się zarejestrować jako podatnicy VAT czynni, gdyż zwolnienie podmiotowe nie dotyczy specyficznych rodzajów działalności wymienionych w art. 113, ust.13 Ustawy o VAT, m.in: dokonują dostaw:

wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, antyków o wieku przekraczającym 100 lat (dotyczy biżuterii artystycznej), materiałów do rzeźbienia pochodzenia roślinnego lub mineralnego, obrobionych oraz artykułów z takich materiałów - załącznik nr 12 ustawy
towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym, z wyjątkiem:
energii elektrycznej (CN 2716 00 00),
wyrobów tytoniowych,
samochodów osobowych, innych niż wymienione w lit. e, zaliczanych przez podatnika, na podstawie przepisów o podatku dochodowym, do środków trwałych podlegających amortyzacji,
budynków, budowli lub ich części, w przypadkach, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 10 lit. a i b ustawy,
terenów budowlanych,
nowych środków transportu; towarów, w związku z zawarciem umowy w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej liczby środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie: preparaty kosmetyczne i toaletowe (PKWiU 20.42.1), komputery, wyroby elektroniczne i optyczne (PKWiU 26), urządzenia elektryczne (PKWiU 27), maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane (PKWiU 28); hurtowych oraz detalicznych części do pojazdów samochodowych i motocykli; świadczą usługi: prawnicze, w zakresie doradztwa, z wyjątkiem doradztwa rolniczego związanego z uprawą i hodowlą roślin oraz chowem i hodowlą zwierząt, a także związanego ze sporządzaniem planu zagospodarowania i modernizacji gospodarstwa rolnego, jubilerskie, ściągania długów (w tym factoringu); nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju.

Szczegółowa lista i wyłączenia: art. 113, ustawy o VAT  

5. Rozliczanie się z podatku VAT polega na naliczaniu odpowiedniej stawki VAT na sprzedawane towary i usługi. Podatek ten nazywa się podatkiem należnym i podlega wpłacie do urzędu skarbowego, po uprzednim odliczeniu VAT-u naliczonego z faktur zakupu.

Przykład:

Sprzedaż w miesiącu czerwcu wyniosła 10.000 złotych netto, VAT 23% tj. 2.300,00 złotych, brutto 12.300,00 złotych. Kontrahenci wpłacają przedsiębiorcy kwotę brutto 12.300,  z czego przedsiębiorca powinien wpłacić do Urzędu Skarbowego 2.300,00 złotych.

Niemniej przedsiębiorca dokonał w tym samym miesiącu czerwcu zakupów na kwotę 5.000 netto, VAT 23% wyniósł 1.150,00, w związku z czym zapłacił kontrahentom kwotę 6.150,00.

W związku z powyższym, od kwoty 2.300 złotych VAT-u należnego, który powinien zapłacić do Urzędu Skarbowego odlicza VAT naliczony z faktur zakupu 1.150,00 w konsekwencji wpłaca tylko różnicę tj. kwotę 1.150,00 złotych.  

6. Czy VAT się opłaca? Zasadniczo podatek VAT powinien być dla przedsiębiorców neutralny, co wynika z powyższego przykładu.  

7. VAT można rozliczać w okresach kwartalnych lub miesięcznych. Do urzędu składa się jednolity plik kontrolne z deklaracj - JPK_VAT7. Podatek wpłaca się do 25 następnego miesiąca, lub kwartału w zależności od wybranej opcji rozliczeń.